Gizlilik ve KVKK aydınlatma metni

1. Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca veri sorumlusu [FİRMA UNVANI]’dir (“ŞantiyePort”).

• Adres: [ŞİRKET ADRESİ]
• MERSİS / Vergi No: [MERSİS / VERGİ NO]
• KEP: [KEP ADRESİ — varsa]
• E-posta: destek@santiyeport.com

2. İşlenen kişisel veriler

2.1. Kullanıcı olarak sizden

• Kimlik: ad ve soyad.
• İletişim: cep telefonu numarası (hesabınızın kimlik bilgisidir ve tek kullanımlık doğrulama koduyla teyit edilir), e-posta adresi. Numaranız SMS ile doğrulanarak kayıt olduğunuzda e-posta adresi isteğe bağlıdır; doğrulama kodunun e-posta ile gönderildiği uygulama sürümlerinde kayıt için gereklidir.
• Görsel: yüklemeyi tercih ederseniz profil fotoğrafı; firma logosu.
• Müşteri işlem: firma ve şantiye tanımları, gelir–gider kayıtları, çek bilgileri, banka hesabı ve kredi kartı tanımları, tedarikçi kartları ve cari hareketler (borç, ödeme, iade), yüklenen evrak ve fotoğraflar.
• Firma vergi bilgileri: firmanın vergi dairesi ve vergi kimlik numarası. Şahıs firmalarında vergi kimlik numarası, firma sahibinin T.C. kimlik numarasıdır; bu durumda T.C. kimlik numaranız firma bilgisi olarak saklanır ve sözleşme belgelerine firmanın vergi numarası olarak yazılır. Bu bilgiyi yalnızca firma sahibi görüntüleyip değiştirebilir; şantiye şefi ve mimar göremez. Firma silindiğinde silinir.
• Sözleşme belgeleri için: firmanın imza yetkilisi olarak belgeye yazılan kişinin adı ve soyadı; yüklemeyi tercih ederseniz imza ve kaşe görseli. İmza ve kaşe görselleri herkese açık bağlantısı olmayan özel depolama alanında saklanır; yalnızca firma sahibi yükleyebilir, değiştirebilir ve kaldırabilir. Önizlemesi yalnızca firma sahibine kısa süreli, imzalı bir bağlantıyla gösterilir; bunun dışında yalnızca sözleşme belgesi oluşturulurken sunucu tarafından okunup belgeye basılır. Görseli kaldırdığınızda depolama alanından da silinir; firma silindiğinde de silinir.
• İşlem güvenliği: oturum ve yenileme jetonu kayıtları, doğrulama kodu talepleri, hız sınırlama amacıyla IP adresi, hata ve erişim kayıtları; bildirimlere izin verdiyseniz cihazınızın bildirim anahtarı (bkz. 6. bölüm). Telefon doğrulaması başarısız olduğunda uygulama, sorunun giderilebilmesi için hatanın teknik kodunu ve açıklamasını, numaranızın yalnızca son iki hanesiyle birlikte sunucumuzdaki hata kayıtlarına gönderir; numaranın tamamı ve doğrulama kodu bu kayda girmez. SMS alamadığınızda destek ekibimiz numaranızı geri arayarak doğruladıktan sonra tek kullanımlık bir destek kodu verebilir; bu işlemde numaranız, işlemin türü, kodu veren yetkili ve tarih 90 gün saklanır, kodun kendisi saklanmaz.
• Telefon doğrulama kaydı: numaranız SMS ile doğrulandığında; numara, işlemin türü (kayıt, şifre sıfırlama veya hesap silme), tarih ve aynı doğrulamanın ikinci kez kullanılmasını önleyen tek yönlü bir özet. SMS kodu ve doğrulama hizmetinin verdiği kanıt saklanmaz.

Şahıs firmasının vergi kimlik numarası olarak girilen T.C. kimlik numarası dışında, uygulama kullanıcılarından TC Kimlik numarası istenmez. Sipariş sözleşmesi hazırlanırken iş sahibinin (müşterinin) numarası sorulur; tedarikçi ve taşeron kartına da numara girilebilir. Bu bilgilerin nasıl işlendiği 2.2. bölümde açıklanmıştır. Kredi kartı tanımlarında yalnızca takma ad, banka adı ve kartın son dört hanesi saklanır; tam kart numarası, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu (CVV) hiçbir zaman kaydedilmez.

2.2. Kullanıcının girdiği üçüncü kişi verileri

Müteahhit firma, uygulamaya üçüncü kişilere ait veriler girebilir: kat maliklerinin ad, telefon ve e-posta bilgileri, sipariş müşterilerinin ad, telefon ve — girilirse — sözleşme bilgileri, tedarikçi ve taşeronların kart bilgileri ile ekibe davet edilen kişilerin telefon ve e-posta bilgileri (aşağıda).

Ekip davetleri: firma, ekibine kişi davet ederken davet edilen kişinin telefon numarasını ve e-posta adresini girer. Telefon numarası davetin eşleşmesi için kullanılır: davet edilen kişi bu numarayla kayıt olduğunda ekibe otomatik katılır. E-posta adresine davetle ilgili bir bilgilendirme e-postası gönderilir. Davet edilen kişi kayıt olmazsa davet süresi dolar; firma daveti iptal edebilir.

Firma daveti dilerse kendi WhatsApp hesabından ya da telefonundaki başka bir uygulamayla da gönderebilir. Bu durumda mesaj firmanın kendi cihazından, kendi hesabıyla gider; ŞantiyePort sunucusu WhatsApp'a ya da başka bir mesajlaşma hizmetine veri göndermez. ŞantiyePort yalnızca davetin hangi yolla ve ne zaman paylaşıma açıldığını kaydeder; mesajın içeriğini ve iletilip iletilmediğini bilmez.

Sipariş sözleşmesi: firma, sipariş projesinin müşteri kartına iş sahibinin (müşterinin) TC Kimlik numarasını ya da vergi numarasını (ve vergi dairesini), adresini ve — girilirse — e-posta adresini kaydedebilir. Bu bilgiler müşteriyle yapılan sözleşmenin hazırlanması ve ifası için işlenir. Kimlik ya da vergi numarası veritabanında şifrelenmiş olarak saklanır; uygulamada yalnızca son üç hanesi görünür ve yalnızca sözleşme belgesi oluşturulurken sunucumuzda çözülüp belgeye yazılır. Kayıt dosyalarına (log) yazılmaz ve başka bir hizmete gönderilmez. Bu bilgileri yalnızca firma sahibi rolündeki kullanıcılar görebilir ve değiştirebilir; şantiye şefi ve mimar rolündeki kullanıcılar yalnızca müşterinin adını ve telefonunu görür. Firma, kayıtlı numarayı müşteri kartından silebilir; firma silindiğinde bu bilgiler de silinir.

Belge, firmanın evrak alanında, diğer belgelerle aynı özel depolama alanında saklanır ve yalnızca firma sahibi rolündeki kullanıcılar tarafından görüntülenebilir; şantiye şefi ve mimar rolündeki kullanıcılar bu belgeleri göremez. Firma silindiğinde (örneğin firmanın tek üyesi hesabını sildiğinde) belge kalıcı olarak silinir. Belgenin uygulamadan tek tek silinmesi 7. bölümdeki kurala tabidir.

Tedarikçi ve taşeronlar: firma, cari hesabını (borç, ödeme ve iadeleri) takip etmek için tedarikçi ve taşeronlarına kart açabilir. Kartta ünvan (şahıs taşeronda adı soyadı) ve türü ile — girilirse — telefon, e-posta, TC Kimlik numarası ya da vergi numarası (ve vergi dairesi), vergi numaralı kartlarda imza yetkilisinin adı soyadı, adres ve IBAN bulunur. Kimlik ya da vergi numarası veritabanında şifrelenmiş olarak saklanır ve uygulamada yalnızca son üç hanesi görünür; yalnızca firma, o tedarikçi ya da taşeronla hizmet veya malzeme tedarik sözleşmesi hazırladığında sunucuda çözülerek sözleşme belgesine yazılır. Numara kayıt dosyalarına (log) yazılmaz. Kart bilgileri başka bir hizmete gönderilmez; sözleşme belgesi sunucuda üretilir ve şantiyenin belgeleri arasında saklanır. Kartı ve cari hesabı yalnızca firma sahibi rolündeki kullanıcılar görebilir ve değiştirebilir; şantiye şefi gider girerken yalnızca tedarikçinin ünvanını, türünü ve ilçesini görür, mimar hiç görmez. Firma kartı kaldırdığında telefon, e-posta, kimlik numarası, vergi dairesi, imza yetkilisi, adres ve IBAN silinir; ünvan, tür ve il/ilçe geçmiş kayıtlarda görünmeye devam eder. Hazırlanmış sözleşme belgeleri firmanın kaydıdır; kart kaldırılınca silinmez, şantiyenin belgelerinden silindiğinde ya da firma silindiğinde silinir. Firma silindiğinde kartın tamamı silinir.

Bu verilerin hukuka uygun şekilde toplanması ve ilgili kişilerin aydınlatılması, veriyi giren firmanın sorumluluğundadır; ŞantiyePort bu veriler bakımından hizmet sağlayıcı sıfatıyla hareket eder.

3. İşleme amaçları

• Hesabınızın oluşturulması, telefon numaranızın doğrulanması ve girişin sağlanması.
• Hizmetin sunulması: şantiye, finans, evrak ve ekip yönetimi işlevleri.
• Yetkilendirme: rolünüze göre erişebileceğiniz verilerin belirlenmesi.
• Hesap güvenliği, kötüye kullanımın ve otomatik istek akınlarının önlenmesi.
• Destek taleplerinin karşılanması.
• Abonelik ve faturalandırma süreçlerinin yürütülmesi.
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

4. Hukuki sebepler

Kişisel verileriniz KVKK m.5/2 uyarınca; sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması (bent c), veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (bent ç), bir hakkın tesisi veya korunması (bent e) ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (bent f) hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Bu sebeplerin kapsamadığı bir işleme söz konusu olursa açık rızanız ayrıca alınır.

5. Toplama yöntemi

Veriler, mobil uygulama ve ilgili arayüzler üzerinden tamamen otomatik olmayan yollarla, elektronik ortamda toplanır.

6. Aktarım

Kişisel verileriniz, hizmetin sunulabilmesi için gereken ölçüde aşağıdaki taraflarla paylaşılır:

• Barındırma: uygulama sunucusu ve veritabanı Türkiye’de bulunan bir sunucuda barındırılmaktadır.
• Dosya depolama: evrak (oluşturulan sözleşme belgeleri dâhil), fiş ve çek görselleri ile imza ve kaşe görselleri Cloudflare, Inc. tarafından işletilen nesne depolama hizmetinde saklanır (yurt dışına aktarım).
• Telefon doğrulama (SMS): doğrulama kodu SMS ile gönderildiğinde (kayıt, şifre sıfırlama ve hesap silme), telefon numaranız uygulamadan doğrudan Google LLC tarafından işletilen Firebase Authentication hizmetine iletilir ve SMS'i bu hizmet gönderir (yurt dışına aktarım). Kötüye kullanımı önlemek için bu hizmet, isteğin geldiği IP adresini, uygulama ve sürüm bilgisini ve uygulamanın gerçekliğini doğrulayan bir cihaz kontrolünün sonucunu (Android’de Google Play bütünlük kontrolü ya da “robot değilim” doğrulaması, iOS’ta Apple bildirim altyapısı üzerinden sessiz doğrulama) da işler. Google bu hizmette veri işleyen sıfatıyla, bizim adımıza ve talimatımızla hareket eder. Doğrulama sunucumuzda tamamlandığında Firebase’de numaranızla oluşan kullanıcı kaydı silinir; doğrulama tamamlanmazsa bu kayıt da en geç 30 gün içinde silinir. Uygulama SMS okuma izni istemez: Android’de kodun otomatik girilmesi, yalnız bu uygulamaya yönelik kod mesajını tanıyan Google SMS Retriever altyapısıyla yapılır.
• E-posta gönderimi: bildirim e-postaları ve — e-posta ile doğrulama yapılan uygulama sürümlerinde — doğrulama kodları Resend, Inc. altyapısı üzerinden gönderilir (yurt dışına aktarım).
• Ödeme: abonelik ödemeleri banka havalesi veya EFT ile alınır; herhangi bir ödeme kuruluşuna veri aktarılmaz. Abonelik için kart bilgisi istenmez ve işlenmez. Ödeme bildirimiyle birlikte yüklediğiniz dekont yalnızca ödemenin doğrulanması için kullanılır.
• Anlık bildirimler: bildirimlere izin verdiğinizde, cihazınıza ait bildirim anahtarı (push token) Expo Push Servisi (Expo, ABD) üzerinden Google Firebase Cloud Messaging (Android) ve Apple Push Notification Service (iOS) altyapısına iletilir (yurt dışına aktarım). Bu anahtar yalnızca size bildirim göndermek için kullanılır ve bu altyapı dışında kimseyle paylaşılmaz. Bildirim metinlerinde ad, tutar veya şantiye adı yer almaz. Anahtar, uygulamadan çıkış yaptığınızda veya hesabınızı sildiğinizde silinir; uygulamayı kaldırdığınızda geçersiz hâle gelir ve sistemden temizlenir. Bildirimleri cihaz ayarlarından istediğiniz zaman kapatabilirsiniz.
• Çek görselinden bilgi çıkarma: uygulamada yalnızca siz başlattığınızda — “Fotoğraftan Doldur” işlevini kullandığınızda — çektiğiniz çek görseli, üzerindeki çek numarası, vade ve tutar bilgilerinin okunup forma taslak olarak doldurulması amacıyla Anthropic PBC (ABD) tarafından işletilen yapay zekâ hizmetine gönderilir (yurt dışına aktarım). Sağlayıcının taahhüdü uyarınca bu görseller en fazla 30 gün saklanır ve yapay zekâ modellerinin eğitiminde kullanılmaz; içerik üzerindeki haklar size aittir. Bu işlev isteğe bağlıdır: kullanmadığınız sürece hiçbir çek görseli bu hizmete gönderilmez, çek bilgilerini elle de girebilirsiniz.
• Site istatistiği: yalnızca bu internet sitesinde ve yalnızca açık rızanız hâlinde, ziyaret istatistikleri Google Analytics 4 hizmeti (Google LLC) ile ölçülür (yurt dışına aktarım). Rıza vermezseniz veya rızanızı geri çekerseniz hiçbir veri gönderilmez. Bu ölçüm mobil uygulamada bulunmaz; uygulama içindeki hiçbir işleminiz Google’a raporlanmaz.
• Yetkili kurum ve kuruluşlar: hukuken zorunlu hâllerde, talep edilen kapsamla sınırlı olarak.

Yurt dışına aktarım, KVKK m.9 çerçevesinde ve aktarılan verinin niteliğiyle sınırlı olarak gerçekleştirilir.

7. Saklama süresi

Hesabınız aktif olduğu sürece verileriniz saklanır. Hesabınızın silinmesi hâlinde, mevzuatın öngördüğü saklama süreleri (özellikle ticari defter ve belgelere ilişkin süreler) saklı kalmak kaydıyla verileriniz silinir veya anonim hâle getirilir. Silinen kayıtlar önce erişime kapatılır; kalıcı silme işlemi periyodik olarak yürütülür.

Telefon doğrulama kaydı (bkz. 2.1. bölüm) en çok 30 gün saklanır ve bu sürenin sonunda silinir; hesabınızı sildiğinizde beklenmeden silinir.

8. Çerezler ve izleme

Açık rızanız olmadan bu sitede hiçbir çerez yazılmaz ve hiçbir veri üçüncü tarafa gönderilmez. Siteyi ilk açtığınızda bir tercih bandı çıkar; siz bir seçim yapana kadar ölçüm başlamaz, ölçüm betiği tarayıcınıza indirilmez bile.

Kabul ederseniz: ziyaret istatistiklerini Google Analytics 4 ile ölçeriz. Amaç, hangi sayfaların okunduğunu ve ziyaretçilerin siteye nereden geldiğini anlayarak içeriği geliştirmektir. Bu ölçüm reklam veya profilleme amacıyla kullanılmaz; reklam ve kişiselleştirme izinleri (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization) kapalı tutulur.

Kabul hâlinde tarayıcınıza Google’ın _ga ile başlayan çerezleri yazılır; bunlar ziyaretçileri birbirinden ayırmaya yarayan rastgele bir tanımlayıcı taşır ve adınızı, telefonunuzu ya da uygulama verinizi içermez. Google tarafından belirlenen ömürleri en fazla iki yıldır; ölçüm verisi Google Analytics tarafında 14 ay saklanacak şekilde yapılandırılır. Aktarım ABD’ye yapılır (bkz. 6. bölüm).

Reddederseniz: hiçbir çerez yazılmaz, Google’a hiçbir istek gitmez. Tercihinizi hatırlayabilmek için yalnızca tarayıcınızın kendi yerel deposunda (localStorage) tek bir kayıt tutulur; bu kayıt hiçbir yere gönderilmez ve zorunlu niteliktedir — olmasaydı tercih bandı her sayfada yeniden çıkardı.

Rızanızı istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz. Aşağıdaki bağlantı tercihinizi sıfırlar, _ga çerezlerini siler ve tercih bandını yeniden getirir. Tarayıcınızın ayarlarından da çerezleri silebilir veya engelleyebilirsiniz.

Kullanılan çerezlerin ad, amaç ve süreleriyle tam listesi ayrı bir sayfadadır: Çerez Politikası.

Mobil uygulamada analitik ve izleme yoktur. Uygulama içi hiçbir işleminiz Google’a veya başka bir ölçüm hizmetine raporlanmaz; oturum bilgisi yalnızca cihazınızın güvenli saklama alanında tutulur.

9. Haklarınız

KVKK m.11 uyarınca veri sorumlusuna başvurarak;

• kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

10. Başvuru ve hesap silme

Taleplerinizi destek@santiyeport.com adresine, hesabınıza kayıtlı e-posta adresinden ileterek yapabilirsiniz. Başvurunuz en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. Yazılı başvuru için yukarıdaki adres kullanılabilir.

Hesabınızı uygulama içinden kendiniz silebilirsiniz: Profil ekranının en altındaki Hesabı Sil adımını izleyin. Kimliğiniz tek kullanımlık bir kodla doğrulanır: kod, uygulama sürümüne bağlı olarak telefonunuza SMS ile ya da e-posta adresinize gönderilir. Onayınızın ardından hesabınız ve size ait kişisel veriler (ad, telefon, e-posta, profil fotoğrafı, oturum ve bildirim kayıtları) kalıcı olarak silinir. Ayrıntılı adımlar için hesap silme sayfamıza bakabilirsiniz.

Firmanızın tek üyesiyseniz firma ve firmaya ait tüm veriler (şantiyeler, gelir gider ve çek kayıtları, belgeler, fotoğraflar) birlikte silinir. Firmada başka üyeler varsa yalnız üyeliğiniz ve şantiye yetkileriniz kalkar: firma kayıtlarındaki gelir gider, çek ve evrak kayıtları, ilgili firmanın ticari defter ve belge saklama yükümlülükleri kapsamında olduğundan firmanın veri sorumluluğunda kalmaya devam eder; bu durumda kayıtlarla bağınız kaldırılır.

Dilerseniz taleplerinizi (silme dâhil) destek@santiyeport.com adresine de iletebilirsiniz.

11. Değişiklikler

Bu metin, hizmetteki veya mevzuattaki değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır ve sayfa başındaki tarih güncellenir.